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Especialistas alertam das pequenas às grandes empresas que faltam menos de seis meses para o início da implantação do Sped Social, mais um braço do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Eles afirmam que principalmente os optantes pelo Simples e as micro (MEI) devem ficar atentos às mudanças, já que essas companhias não estão envolvidas na maioria dos projetos e seriam as primeiras a entregarem as informações pedidas.

De acordo com a Receita Federal, as informações a serem prestadas pelo também chamado Sped Folha e EFD Social se referem a eventos trabalhistas - tais como admissões, demissões, entre outros - folha de pagamentos; ações judiciais trabalhistas; retenções de contribuição previdenciária; e algumas contribuições previdenciárias substituídas - como as incidentes sobre a comercialização da produção rural. Ou seja, o que antes era declarado por meio de obrigações isoladas de diferentes órgãos participantes (entre eles Secretaria da Receita Federal do Brasil, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego, Instituto Nacional do Seguro Social, Tribunal Superior do Trabalho, Tribunais Regionais do Trabalho, Conselho Curador do FGTS e Caixa Econômica Federal), agora passa a ser unificado, conforme a gerente especialista em soluções da unidade de negócios de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil, Victoria Sanches.
"Qualquer trabalhador que contribua para o sistema previdenciário, seja com o recolhimento do INSS ou outros impostos, está incluso na nova obrigação acessória", disse.
Porém, a regulamentação do Sped Social ainda não foi divulgada. A previsão é que o anúncio seja feito no mês que vem. "Isso é uma previsão. O problema é quanto mais tarde sair a regulamentação, pior para as empresas de softwares terminarem o desenvolvimento de seus produtos, bem como as empresas de contabilidade se adaptarem a esse sistema", diz o vice-presidente Administrativo do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e de Assessoramento no Estado de São Paulo (Sescon-SP), Wilson Gimenez Júnior . Por outro lado, ele lembra que o layout do sistema já foi divulgado em julho, que dá base para as empresas de software começarem a trabalhar.
Para o presidente do sindicato, Sérgio Approbato Machado Júnior, as companhias devem se preparar desde já. "Como vem acontecendo com outras etapas do SPED, a EFD Social exigirá uma mudança cultural do empreendedorismo, com capacitação de pessoal, revisão de processos e principalmente investimento em controles de gestão."
Victoria afirma que a nova obrigação acessória já tem causado dúvidas e questionamentos nos contribuintes, não somente em relação ao novo processo de declaração, mas também aos prazos. Ela esclarece que "os eventos iniciais, que contemplam o cadastro de dados, serão os primeiros eventos a serem transmitidos para o fisco". "É um processo bastante detalhado, porque exige novas informações - entre elas se o colaborador possui casa própria e se utilizou o recurso de fundo de garantia - e a correta inscrição de todos os dados relativos aos trabalhadores", afirma.
Segundo Victoria, com a mudança, diferentes áreas da empresa deverão estar interligadas e em sinergia para o correto saneamento cadastral, entre elas o departamento de Medicina do Trabalho, Controle Fiscal, Jurídico, além de Recursos Humanos. "Estamos falando de mudanças significativas não somente o aspecto cultural, porém de processos, como também sistêmicas, já que a nova obrigação interfere diretamente no trabalho da área de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, até então geralmente autônoma dentro das empresas", pontua a especialista.
Gimenez Júnior entende que as empresas mais afetadas serão aquelas que possuem um maior número de funcionários, isto é, as grandes empresas. Estas deverão está adaptadas até outubro. Para Victoria, os maiores impactos são relativos, já que algumas empresas terão que se modernizar.

Benefícios
"Este programa, em um primeiro momento, poderá representar um choque para as companhias, mas trata-se de uma excelente oportunidade para elas se reorganizarem e se modernizarem também. Além de garantir maior arrecadação para o governo e permitir a diminuição da sonegação, as empresas terão uma redução no número de obrigações acessórias - de nove declarações para um envio. Os benefícios são também em prol da sociedade, uma vez que o processo de aposentadoria futura será simplificado, tendo sistemas integrados no ambiente do fisco e uma melhor gestão do capital humano", prevê.
Gimenez Júnior endossa a opinião de Victoria, mas ele comenta que não pode acontecer a coexistência de obrigações antigas com o Sped, que ocorre no Sped Fiscal. "Por exemplo, a empresa do Lucro Real ainda tem que entregar o Dacon [Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais], mesmo com o EFD Contribuições [recolhimento do PIS e da Cofins]", aponta.